✂️ Contrôler le ton et la longueur des réponses d'une IA

Trois méthodes (+ une option BASE) pour arrêter les réponses enthousiastes, longues et pleines de « oui, bien sûr ! »

Pour cadres PME, assistant·e·s de direction et équipes admin qui veulent des réponses utiles, pas un cours magistral à chaque question.

🚀 Vous êtes pressé ? La bonne méthode en une table

Règle pratique : commencez par la méthode 1. Si une réponse reste trop verbeuse, enchaînez STE100 ou un gabarit. Si elle « a l'air sûre » sans l'être, ajoutez le bloc BASE.

📑 Sommaire

1. Pourquoi l'IA sur-répond (et pourquoi « soyez concis » ne suffit pas)
2. Méthode 1 : Consignes persistantes
3. Option : co-création BASE (AI Swiss)
4. Méthode 2 : ASD-STE100
5. Méthode 3 : Gabarit de sortie
6. Comparatif des approches
7. Questions fréquentes
8. Ressources et liens utiles

💡 L'idée de départ

Vous posez une question simple. L'IA vous répond sur trois écrans, avec des emojis, un récapitulatif de ce que vous venez de demander, trois pistes « bonus » et une phrase du type « N'hésitez pas si vous avez d'autres questions ! »

Le problème a un miroir côté humain : le GPT dumping (expression popularisée par Sophie Deen), coller un pavé généré sans relecture, souvent truffé de tics anglais (Here's the thing, Pure gold) et sans vérification des sources.

Ce n'est pas un bug de votre côté. Prompter une IA, c'est un peu parler à un apprenti très compétent qui oublie le contexte d'une session à l'autre. Les modèles sont entraînés à être serviables, complets et rassurants. Au bureau, on veut souvent l'inverse : une réponse directe, neutre, courte, sans tics « texte IA » (emphase, antithèses, conclusions qui reformulent), et qui dit clairement ce qui est sûr vs à vérifier.

La bonne nouvelle : vous n'avez pas besoin de devenir « prompt engineer ». Quatre leviers suffisent, cumulables :

1. Configurer l'outil une fois (consignes persistantes).
2. Optionnel : ajouter les règles de co-création BASE (AI Swiss) pour garder la vérification au centre.
3. Imposer une grammaire ultra-simple (STE100).
4. Forcer une structure de réponse (gabarit).

💬 Exemple bureau. Une assistante de direction demande à ChatGPT de reformuler un mail de relance. Sans consigne, elle reçoit trois variantes, un paragraphe sur « l'importance de la relation client » et des formules trop enthousiastes. Avec les consignes ci-dessous : une reformulation sobre, 80 mots, prête à relire.

⚙️ Méthode 1 : Les consignes persistantes (ChatGPT, Claude, Copilot)

Principe : vous donnez des règles une seule fois. L'outil les applique à chaque nouvelle conversation.

C'est le meilleur rapport effort / résultat pour un usage quotidien au bureau. Le bloc ci-dessous combine ton, longueur, exactitude et règles anti-slop (formes et mots typiques du « texte IA »). Copiez-le tel quel dans les réglages de votre outil.

Où coller ce prompt ?

Répondez en français, sauf demande contraire.

Style :
- Phrases courtes. Paragraphes de 2 à 3 phrases maximum.
- Ton neutre et professionnel : pas d'emphase, pas de superlatifs, pas de « excellente question » ni de compliments sur ma demande.
- Pas de listes à puces sauf si je le demande explicitement.
- Pas d'introduction ni de conclusion de courtoisie (« en résumé », « n'hésitez pas », « j'espère que cela vous aide »).
- Pas d'emoji.

Anti-slop (éviter le « texte IA ») :
- Pas de tiret cadratin (—). Virgule, point ou parenthèses.
- Pas d'antithèse « ce n'est pas X, c'est Y » ni « il ne s'agit pas de X mais de Y ».
- Pas de triple parallèle (« Oui… Oui… Mais… ») ni de rule of three forcée.
- Pas de mots hype : révolutionnaire, game-changer, pivotal, seamless, incontournable, clé, crucial (sauf fait vérifiable).
- Pas de « les experts disent », « des études montrent », « on observe » sans source nommée.
- Pas de reprise de ma question en intro (« Vous me demandez si… »).
- Pas de conclusion qui reformule la réponse (« En résumé », « Pour conclure », « l'essentiel est de »).
- Pas de question rhétorique en clôture (« Qu'en pensez-vous ? »).
- Pas de variantes A/B/C « selon votre préférence » : tranchez, ou une option par défaut + une alternative courte.
- Voix active, constructions simples (sujet + verbe).

Exactitude :
- Si un fait n'est pas certain, dites-le en une phrase (« je ne suis pas sûr », « à vérifier »).
- Distinguez faits, hypothèses et recommandations.
- N'inventez pas de chiffres, dates, URLs, noms de loi ou citations.

Format :
- Commencez par la réponse directe (1 à 2 phrases).
- Développez seulement si nécessaire.
- Maximum 150 mots, sauf si je demande un détail ou un document long.
- Une seule leçon ou takeaway : ne la répétez pas en fin de réponse.

Si ma question est vague, posez une seule question de clarification avant de répondre.

Ce que ce prompt change concrètement

Limite honnête

Les consignes persistantes réduisent le problème ; elles ne le suppriment pas à 100 %. Sur des sujets complexes, le modèle peut quand même s'étendre. Dans ce cas, ajoutez en fin de message : « 100 mots max. Réponse directe d'abord. » Vous pouvez aussi compléter le prompt avec le bloc BASE optionnel pour forcer les marqueurs d'incertitude.

🤝 Option : co-création BASE (AI Swiss)

Principe : l'IA propose, vous décidez et vérifiez. C'est un bloc optionnel à coller après le prompt de la méthode 1, pas un outil séparé.

C'est quoi BASE ?

BASE (Build your Assistants and Skills for Everyone) est un standard ouvert publié par l'association AI Swiss. L'idée : sortir règles, sources et méthodes de travail des chats jetables pour les mettre dans des fichiers texte que vous possédez (processus, compétences, données métier), exploitables avec n'importe quel modèle.

Pour ce guide, ce qui nous intéresse surtout, c'est la co-pensée : travailler avec l'IA en gardant la main. AI Swiss résume la boucle quotidienne en quatre étapes :

CADRER → CONFIER → ÉVALUER → AJUSTER

Vous cadrez la demande, vous confiez la production, vous évaluez contre vos faits, vous ajustez. Pas de « prompt parfait » en un coup.

Bloc optionnel à ajouter au prompt (méthode 1)

Collez ce bloc à la suite des consignes anti-slop, dans ChatGPT, Claude ou Copilot :

Co-création (principes BASE / AI Swiss : vous proposez, je décide) :
- Vous assistez ; je signe ce qui sort. Ne présentez jamais une proposition comme une décision prise.
- Marquez [A VALIDER] ce qui n'est pas confirmé, [HYPOTHESE] ce que vous supposez, [A COMPLETER] ce qui manque.
- Distinguez faits (vérifiables), hypothèses et recommandations.
- Si vous citez un chiffre, une date ou une règle : indiquez la source (mon message, un fichier que j'ai fourni, ou « source externe à vérifier »).
- Si plusieurs choix s'ouvrent, proposez une fiche de décision : un point par option, votre recommandation en tête, je tranche.
- Ne comblez pas les lacunes par invention : signalez ce qu'il manque pour répondre correctement.
- Rappel : un modèle génère du texte plausible ; il ne vérifie pas dans le monde réel. Je reste responsable de la vérification finale.

Exemple : mail de relance avec marqueurs BASE

Sans co-création :

Le client semble satisfait de nos services. Je vous propose d'envoyer un mail de relance amical pour le paiement de la facture #2024-089, due depuis le 15 mars. Le montant est de CHF 4 850. Un ton chaleureux devrait suffire à débloquer la situation.

Avec co-création BASE :

Proposition (à valider avant envoi) : Objet : Facture #2024-089, échéance 15 mars

Corps : rappel neutre du numéro de facture et de la date d'échéance. Demander une date de paiement confirmée. Pas d'engagement de remise.

[HYPOTHESE] Le client est satisfait (non confirmé dans mes fichiers). [A VALIDER] Montant CHF 4 850. Vérifier dans votre compta. [A VALIDER] Ton « chaleureux » : confirmez ou demandez « neutre / ferme ».

Même tâche. La seconde version vous dit ce qu'elle ne sait pas et ce que vous devez encore trancher.

BASE au-delà du prompt : pour les équipes

Le bloc ci-dessus suffit pour un usage solo. Pour une PME ou une fondation, BASE va plus loin : processus en fichiers .md, séparation instructions / sources / données, outil local BASE Studio. C'est proche de ce que Second Cerveau appelle le mode Basecamp : la méthode vit dans vos documents, pas dans la mémoire opaque d'un chat.

BASE ne remplace ni la gouvernance interne, ni la cybersécurité, ni la protection des données. Il structure la co-pensée ; la conformité reste votre responsabilité.

🔧 Méthode 2 : Le raccourci radical ASD-STE100

Principe : demander à l'IA d'écrire selon une norme de rédaction technique simplifiée, née de l'aéronautique.

C'est quoi, ASD-STE100 ?

ASD-STE100 (Simplified Technical English) est une norme de rédaction utilisée surtout dans l'aéronautique et la défense pour les manuels de maintenance, les checklists et les notices de sécurité. Le but : qu'un technicien dont l'anglais n'est pas la langue maternelle comprenne sans ambiguïté la première fois.

La norme impose notamment :

• Un vocabulaire limité (environ 900 mots approuvés en anglais).
• Des phrases courtes (souvent 20 mots maximum).
• Une seule idée par phrase.
• Voix active (« Vérifiez la valve » plutôt que « La valve doit être vérifiée »).
• Interdiction des idiomes, métaphores et tournures floues (« as soon as possible », « carefully », etc.).

Ce n'est pas fait pour rédiger une lettre de remerciement à un donateur. C'est fait pour compresser une réponse jusqu'à l'os, sans pathos.

Comment l'utiliser avec une IA

Ajoutez une ligne à votre question :

« Répondez en ASD-STE100 (Simplified Technical English). Phrases courtes. Vocabulaire simple. Une instruction par phrase. Pas de langage marketing, pas d'antithèse, pas de tiret cadratin, pas de conclusion qui reformule. »

Pour une réponse en français, vous pouvez demander : « Appliquez les principes STE100 et les règles anti-slop (pas d'antithèse, pas de mots hype, pas de « en résumé »), mais répondez en français technique simplifié. » Le modèle connaît la norme même si le français n'a pas d'équivalent officiel identique.

Exemple : procédure de relance client (anglais)

Question : « How should I remind a client that their invoice is 15 days overdue? »

Sans STE100 (typique) :

Thank you for your continued partnership! I wanted to gently follow up regarding invoice #2024-089, which appears to be outstanding. When you have a moment, could you please review the payment status? We'd really appreciate your prompt attention to help us keep everything running smoothly. Please don't hesitate to reach out if you have any questions or concerns!

Avec STE100 :

Invoice #2024-089 is 15 days overdue. Check if the client received the invoice. Send a short email. Use a neutral tone. State the invoice number and the due date. Ask the client to confirm payment date. Do not use emotional language.

Même information utile. Moitié moins de mots. Zéro emphase. Chaque phrase = une action ou un fait.

💬 Exemple bureau. Un responsable logistique prépare une procédure interne « colis endommagé à la réception ». STE100 force des étapes numérotées, sans digressions. Idéal pour une note qui finira sur le mur de l'entrepôt ou dans Notion.

📋 Méthode 3 : Le gabarit de sortie

Principe : au lieu de demander « une réponse courte », vous imposez la forme exacte du résultat.

Les modèles obéissent mieux à une structure qu'à un adjectif (« soyez concis »). Vous définissez des rubriques fixes ; l'IA remplit les cases.

Gabarit universel (copier-coller)

Répondez exactement avec ces rubriques :

**Verdict** : (1 phrase, réponse directe)
**À faire** : (3 actions max, verbes à l'infinitif)
**Attention** : (1 risque ou point à vérifier, ou « aucun »)
**Longueur totale** : 120 mots maximum.

Règles anti-slop : pas de tiret cadratin, pas d'antithèse « ce n'est pas X c'est Y », pas de « en résumé », pas de mots hype, pas de triple parallèle. Tranchez : pas 3 variantes « au choix ».

Variantes selon la tâche

💬 Exemple bureau. Un cadre PME demande : « Dois-je utiliser Copilot ou Claude pour synthétiser un dossier de 40 pages avant un conseil ? » Avec le gabarit universel, il obtient un verdict en une ligne, trois actions concrètes et un avertissement sur la confidentialité. Pas un comparatif de six pages.

Pourquoi ça marche

Le gabarit remplace la négociation implicite (« est-ce que j'ai assez détaillé ? ») par un contrat de forme. C'est la même logique que les formulaires internes : moins de place pour le remplissage.

Combinable avec la méthode 1 (et le bloc BASE optionnel) : consignes persistantes pour le ton et la co-création, gabarit dans chaque message pour la structure.

📊 Comparatif en un coup d'œil

Ordre conseillé pour débuter :

1. Installez les consignes persistantes (méthode 1).
2. Optionnel : ajoutez le bloc BASE si vous voulez des marqueurs d'incertitude et une vraie posture de co-création.
3. Gardez STE100 en raccourci quand une réponse dérape encore.
4. Créez 2 ou 3 gabarits pour vos tâches récurrentes (CR, synthèse, reformulation mail) et collez-les dans un fichier Notes ou dans un Projet Claude.

❓ Questions fréquentes

C'est quoi BASE, et en quoi ce n'est pas « encore une plateforme » ?

BASE est un standard ouvert (fichiers texte, Apache 2.0) porté par AI Swiss, pas un abonnement SaaS. Vous pouvez n'en reprendre que le bloc co-création dans vos consignes persistantes. Pour aller plus loin, le framework organise processus, sources et données dans des fichiers que vous possédez, avec BASE Studio en outil local. Voir aussi le guide Co-thinking in action et Pourquoi BASE : co-penser avec l'IA.

C'est quoi le « AI slop » en pratique ?

Le slop (ou « texte IA »), ce sont les tics que les modèles répètent : antithèses creuses (« ce n'est pas X, c'est Y »), conclusions qui reformulent, mots hype (game-changer, pivotal), triplets parallèles, attributions floues (« les experts disent »). Le bloc anti-slop du prompt ci-dessus cible ces formes. Ce n'est pas de la censure stylistique : c'est filtrer ce qui sonne générique avant relecture.

« Concis » ou « court » dans ma question : pourquoi ça ne suffit pas ?

Parce que « concis » reste subjectif pour le modèle. Sans borne chiffrée (150 mots, 3 actions max) ou sans structure imposée, l'IA interprète souvent « concis » comme « un peu moins long que d'habitude », pas « allez droit au but ».

Est-ce que STE100 fonctionne en français ?

La norme officielle est en anglais. En français, demandez explicitement d'appliquer les principes STE100 (phrases courtes, vocabulaire simple, une idée par phrase). Le résultat est comparable, même sans norme ISO équivalente.

ChatGPT, Claude et Copilot : le même prompt partout ?

Oui, le bloc de la méthode 1 fonctionne sur les trois. Copilot peut parfois ignorer une partie des consignes s'il privilégie le contexte Microsoft 365 ; testez sur une tâche simple avant de l'adopter pour des dossiers sensibles.

Comment garder un ton chaleureux sans l'emphase ?

Précisez le registre dans le gabarit : « Ton professionnel et respectueux, sans superlatifs ni formules marketing. » La chaleur vient du contenu (reconnaissance du retard, proposition de solution), pas des adjectifs (« formidable », « ravi »).

Et si je veux des règles permanentes pour toute l'équipe ?

Au-delà des consignes dans chaque compte, documentez vos gabarits dans un fichier partagé (Notion, SharePoint, ou un dossier Basecamp en .md). Chaque collaborateur copie le même bloc. C'est l'approche Second Cerveau : la méthode vit dans vos documents, pas dans la mémoire opaque du chat.

Et si je veux réfléchir, pas obtenir un pavé ?

Inverse des consignes « courtes et directes » : demandez une posture socratique. Exemple inspiré de la Charte de sobriété intellectuelle :

Tu agis comme un interlocuteur socratique.
Aide-moi à examiner si le niveau de co-pensée que j'emploie est proportionné à l'enjeu réel.
Ne me donne pas de réponse ni d'évaluation finale.
Termine en me posant une seule question qui m'oblige à juger moi-même de la justesse du régime de pensée.

Utile avant une décision lourde (budget, RH, stratégie), pas pour reformuler un mail en 30 secondes.

Faut-il écrire des prompts très longs et détaillés ?

Non, pour la plupart des tâches bureau. Des prompts courts et structurés (bornes, format, interdits) suffisent souvent mieux qu'un pavé de consignes. C'est l'esprit de la méthode 1 : configurer une fois, puis affiner par itération sur le résultat.

Une limite à connaître ?

Aucune de ces méthodes ne remplace la relecture humaine sur les sujets juridiques, financiers ou institutionnels. Les consignes d'exactitude réduisent les hallucinations ; elles ne les éliminent pas.

🎬 Vidéo

Voir la vidéo · NotebookLM

🔗 Ressources et liens utiles

AI Swiss et BASE (co-pensée)

• AI Swiss · BASE sur GitHub · BASE Studio (outil local)
• La co-pensée en pratique (16 principes fondateurs)
• Pourquoi BASE : co-penser avec l'IA
• Co-thinking in action (guide AI Swiss)

Sobriété intellectuelle

• Charte de la sobriété intellectuelle (proportionner la co-pensée à l'enjeu)

ASD-STE100 (anglais technique simplifié)

• ASD-STE100 (site officiel STEMG)
• À propos de STE · FAQ ASD

Outils cités dans ce guide

• ChatGPT · Claude · Microsoft Copilot

Méthode Second Cerveau (articles liés)

• Les 3 façons de travailler avec une IA (mode Basecamp, gabarits en fichiers .md)
• Préserver vos capacités cognitives à l'ère de l'IA (hygiène cognitive, sobriété)
• Peut-on utiliser Claude au travail ? (consignes persistantes, Projets Claude)

Post-traitement (relecture)

• Les règles anti-slop du prompt ci-dessus filtrent les tics en amont ; la relecture humaine reste le filet final (sources, chiffres, ton institutionnel). Pas d'outil « humanizer » automatique : il masque le problème sans le corriger.

Accompagnement

• Romandee.com : cadrage IA pour PME et fondations

Prochaine étape

Choisissez une méthode cette semaine. Collez le prompt de la méthode 1 ce matin, testez-le sur trois vraies tâches (mail, synthèse, question métier), et notez ce qui manque encore. Ajoutez le bloc BASE si les réponses « ont l'air sûres » sans l'être. Complétez avec STE100 ou un gabarit seulement si nécessaire.

Transparence : ce texte est le fruit d'une co-création avec l'IA. Les idées, le cadrage éditorial et la validation finale sont humains.